Stap 5: Schrijf het projectplan

Een projectplan heeft de volgende onderdelen:

1. Probleemanalyse
In de Probleemanalyse omschrijf je de huidige situatie, de aanleiding waarom jij een project voor een bepaalde doelgroep wilt opzetten. Er is dus een ‘probleem’ of ‘aanleiding’. Jouw project biedt de oplossing voor dit probleem. De eerste stap is dus om te beschrijven wat het probleem is.

Voorbeelden van problemen waar LHBT-jongereninitiatieven een antwoord op bieden:

  • LHBT-jongeren voelen zich anders en alleen
  • Negatieve reacties of pesten tegen LHBT jongeren
  • Depressie of suïcidaal gedrag onder LHBT jongeren
  • Gevoelens van onveiligheid onder LHBT jongeren
  • Te weinig acceptatie van seksuele en gender diversiteit onder niet-LHBT jongeren

2. Doelen
Formuleer je doelen heel concreet.
3. Doelgroep
Formuleer je doelgroep zo nauw mogelijk. Wat is hun leeftijd? Jongens of meiden? Weet je iets over hun opleidingsniveau? Ga precies na wat je doelgroep is.
4. Aanpak of methode
Beschrijf hier hoe je project eruit ziet. Wat ga je precies doen? Leg de nadruk op wat kenmerkend is voor je aanpak. Wat doe je anders dan andere organisaties?
5. Resultaten
Beschrijf hier welke resultaten je project oplevert. Probeer dit zo concreet en SMART mogelijk te doen. Bijvoorbeeld: het gaat over 10 jongeren, 3 avonden, met 3 begeleiders, gedurende een half jaar, etc.
6. Evaluatie
Hoe ga je na of je project gelukt is? Vraag je bijvoorbeeld aan de jongeren wat ze ervan vonden, of laat  je ze een korte vragenlijst invullen. Beschrijf hier kort hoe je de evaluatie wilt gaan aanpakken.
7. Planning
Wanneer ga je het project uitvoeren? Hoeveel tijd heb je nodig, en hoe lang duurt iedere stap? Zet dit onder elkaar. Geef ook aan wanneer het project is afgelopen.
8. PR & Communicatie
Hoe promoot je de activiteiten? Voor info en tips check Promotie
9. Begroting
De begroting is meestal een apart document (vaak in Excel). Hier schrijf je wat het project kost en wat het oplevert. Uit je begroting komt dus naar voren hoeveel geld je nodig hebt/ aanvraagt. Zie ook stap 6 voor meer informatie over de begroting.

Hoe ga je te werk?

Zet al deze kopjes van je projectvoorstel op papier. Pak dan je trefwoorden erbij: alle opmerkingen en losse woorden die je hebt verzameld in de brainstorm, de gesprekken met jongeren, eerdere bijeenkomsten en misschien je vragenlijst. Orden ze onder de betreffende kopjes.

Schrijf dus:

  • onderzoeksgegevens of anekdotes onder de kop Probleemanalyse,
  • ideaalbeelden van wat je wilt bereiken onder Doelen,
  • mogelijke betrokkenen en bereikbaarheid onder Doelgroepen,
  • en ideeën over uitvoering onder Aanpak of methode.

Zo heb je een eerste grove opzet voor een project. Vervolgens ga je die losse steekwoorden en opmerkingen aan elkaar schrijven. Maak er een verhaal van waarmee je anderen enthousiast kunt maken. Zorg dat het op maximaal 2 A4 past. Hoera! Je hebt een eerste versie.

Bedenk wel dat het allemaal nog gaat veranderen als je er met anderen over gaat praten!

Neem de tijd

Je kunt niet vroeg genoeg beginnen. Vaak zit er namelijk wel een half jaar tussen het idee en de uitvoering. Het ontwikkelen van je activiteiten, het betrekken van jongeren, het om schrijven van je plannen: het kost allemaal tijd. Ook subsidiegevers nemen vaak weken en soms maanden de tijd om te beslissen over jouw aanvraag en als je vergunningen nodig hebt en locaties wilt huren, moet je er ook bijtijds bij zijn. Hier lees je meer over planning.