Stap 6: Maak de begroting

Deze stap bestaat uit kleinere stapjes.

1. Maak al je activiteiten concreet
Om een begroting te maken, moet je concreet beschrijven welke stappen je gaat zetten, wie wat gaat doen en wat dat kost. Dat kan nog het nodige nadenken, overleggen en onderhandelen met zich meebrengen. Soms moet je daardoor het hele plan bijstellen, bijvoorbeeld omdat je ideeën te ambitieus blijken voor je budget.
2. Beschrijf echt alle kosten
Denk bij iedere activiteit ook aan de kosten voor:

  • de ruimte die je moet huren, inclusief schoonmaakkosten,
  • de catering: dus hapjes en drankjes,
  • vrijwilligersvergoedingen: om vrijwilligers aan je te binden, kun je hen een kleine vergoeding geven voor onkosten (maximaal € 150 per maand en €1500 per jaar),
  • Reiskosten, voor jou en voor je vrijwilligers,
  • flyers, posters, printen en kopiëren.

3. Maak je eigen bijdrage financieel zichtbaar
Bedenk wat je zelf doet, en wat voor geld daar tegenover staat. Misschien kun je bijvoorbeeld de hapjes zelf betalen of de huur van de ruimte? Ook de deelnemers kunnen meebetalen. Als zij betalen voor de groepen of filmavonden, moet je dat ook vermelden in je begroting: het zijn inkomsten die maken dat je activiteit door kan gaan. Hoe klein het ook is, noteer het!
4. Andere inkomsten
Zijn er nog andere inkomsten? Naast je eigen bijdrage en die van de deelnemers heb je misschien een kleine startsubsidie van de gemeente ontvangen, of wat geld over van een vorige activiteit. Of misschien heeft de organisatie van waaruit je je bijeenkomsten organiseert budget. Beschrijf dat ook in je begroting.
5. Tel alles op
Tel de kosten van alle stapjes bij elkaar op. Doe dat ook met de inkomsten. Het verschil tussen de kosten en de inkomsten is het bedrag dat je wilt aanvragen.
6. Laat je begroting checken
Laat je begroting door iemand van buiten narekenen. Hij of zij is onafhankelijk en heeft ervaring met begrotingen. Ben je niks vergeten? Is alles goed bij elkaar opgeteld? Mooi zo!
Tip

Maak je begroting in Excell: met simpele formules kan je ervoor zorgen dat het programma zelf je bedragen optelt.