Stap 9: Uitvoeren en monitoren

Hoe nu verder?

Nu je je plan hebt ingediend, is het afwachten. Er zijn verschillende uitkomsten:

  • De geldschieter financiert je plan niet. > terug naar stap 7.
  • De geldschieter vindt het plan interessant, maar wil nog wat veranderen. > terug naar stap 7.
  • Je plan wordt gefinancierd! Lees hier hoe je verder gaat.

Nu kun je aan de slag! Huur de zaal, regel de gespreksleiders, nodig de deelnemers uit. Geniet van het proces. Maar probeer tegelijkertijd bij te houden hoe de uitvoering verloopt. Dat heet monitoring: de voortgang volgen.

Tip
Ook wethouders hebben publiciteit nodig. Een wethouder van onderwijs bijvoorbeeld kan zich profileren met jouw project als LHBT-vriendelijk. Nodig hem of haar dus uit om het startsein van je event te geven. Zorg ervoor dat de lokale krant of regionale televisie aanwezig is. Dat is goede publiciteit voor de wethouder en voor jouw project!

Monitoring: hoe doe je dat?

Als een geldschieter jouw activiteit wil betalen moet je het geld goed besteden. Houd daarom netjes bij hoe je project verloopt en waar je het geld precies aan uitgeeft. Hoe doe je dat?

  • Het is belangrijk om goede afspraken te maken. Zet de afspraken op papier of in de mail om misverstanden te voorkomen. Verzamel alle afspraken in een map, een dossier.
  • Check iedere week welke stap je volgens je planning moet zetten. Bespreek dit met alle vrijwilligers en geef iedereen duidelijke taken.
  • Noteer ieder resultaat in een word- of excel-document. Zet erbij welke kosten je daarvoor hebt gemaakt.
  • Bewaar alle bonnen en facturen! Alleen zo kun je je geldschieter laten zien dat je de kosten echt hebt gemaakt.
  • Loopt er iets niet volgens plan? Meld het aan de geldschieter, leg uit waarom het zo is en hoe je dit aanpakt.
  • Schrijf een verslag na afloop van je project.