Wat doe je als vrijwilligers vertrekken of wegvallen?

Er zijn altijd redenen waarom jongeren toch iets anders gaan doen. Soms voel je dat al aankomen omdat ze vaker afzeggen. Soms komen ze ineens vertellen dat ze ermee ophouden, bijvoorbeeld omdat ze gaan studeren en naar een andere stad verhuizen. Het kan ook zijn dat het evenement waarvoor ze zich ingezet hebben klaar is en ze gewoon wat anders willen gaan doen. Hoe dan ook: je moet goed afscheid nemen.

Organiseer een gesprek
Als een vrijwilliger stopt, probeer dan nog een kort gesprek te houden met hem of haar. Daarmee voorkom je losse eindjes voor de organisatie, maar ook voor de vrijwilliger is het fijn om goed af te sluiten. Je kunt de praktische zaken bespreken: wat heeft hij of zij nog voor taken? Is alles afgerond of overgedragen? Ook kun je in het gesprek hem of haar vragen naar ervaringen met jouw organisatie. Vertrekkende vrijwilligers hebben misschien goede feedback! En natuurlijk is het ook een moment om iemand extra te bedanken. Zorg voor een leuke gadget, zoals een medaille of een aandenken, of organiseer een borrel als het bijvoorbeeld om een groepje vrijwilligers gaat. Zo kunnen mensen ook afscheid nemen van elkaar.
Bespreek waarom een vrijwilliger niet meer enthousiast is
Soms is er een duidelijke reden waarom de vrijwilliger ermee ophoudt. Zoals een nieuwe studie, verhuizing of de afronding van een project. Maar soms ligt het ingewikkelder. Misschien voelt hij of zij zich niet meer thuis bij jullie groep, vindt de activiteiten niet meer leuk of heeft hij of zij een conflict met andere deelnemers. Dat moet je dan ook bespreken. Misschien kun je ervan leren.
Zorg voor een goede overdracht

  • Zijn er nog belangrijke taken die hij of zij niet meer kan afronden en die iemand anders moet  overnemen?
  • Heeft hij of zij nog spullen thuis liggen, die terug moeten naar de organisatie: denk aan bonnetjes of facturen, promotiemateriaal of belangrijke documenten.
  • Welke contacten heeft hij of zij die handig zijn om het werk van je project voort te zetten?

Begin op tijd met het werven van nieuwe vrijwilligers

In sommige gevallen zie je aankomen dat vrijwilligers vertrekken: bijvoorbeeld in het bestuur van de organisatie. Denk na wie er geschikt is om de taken van vertrekkende vrijwilligers over te nemen. Met name voor ingewikkelde taken of bestuursfuncties is het handig om naar ervaren vrijwilligers te kijken en niet zomaar nieuwe vrijwilligers van buitenaf te werven. Ken je bijvoorbeeld mensen die goed zijn in het organiseren van evenementen? Heeft iemand al eens aangegeven een functie als bestuurslid of voorzitter wel te zien zitten? Of blijkt iemand het leuk te vinden om met geld om te gaan en zou hij of zij geschikt zijn als penningmeester?

Als je goed zicht hebt op de motivatie van je vrijwilligers en weet wat ze willen, kun je de juiste mensen vragen om erover na te denken. Je kan ook tijdens bijeenkomsten of vergaderingen aangeven dat er posities vrijkomen, waar je nieuwe mensen voor nodig hebt.

Als je op tijd weet wie er beschikbaar is, kan je ook zorgen voor een inwerktraject en een overdrachtsperiode. Zo is een vrijwilliger ook echt in staat om de taken over te nemen.