Stap 2: Bereid je voor

Je hebt nu een plan. Nu ga je dit goed voorbereiden. Check hier hoe je dat doet.

Geld
Als je een activiteit wilt organiseren, kost dat al snel geld. Je kunt hier op verschillende manieren mee omgaan:

  • Vraag een klein bedrag per persoon om deel te nemen aan je filmavond of bijvoorbeeld de hapjes te betalen.
  • Organiseer een Amerikaanse picknick: iedereen neemt zelf iets te eten of te drinken mee.
  • Tijdens een dagje naar het pretpark betaalt iedereen zelf de entree.
  • Spreek af in een kroeg of café (zonder dat je de kroeg afhuurt) waar iedereen de eigen drankjes betaalt.
  • Ga na je activiteit ‘met de pet rond’: vraag aan iedere deelnemer om vrijwillig geld bij te dragen.
  • Kijk of je bijvoorbeeld via sponsoring wat geld voor je activiteit bij elkaar kunt krijgen. Misschien wil je omgeving, een organisatie of je school wel sponsoren. En je kunt ook kijken op www.ikbengeweldig.nl.

Voorbeeld: Financiering van een Kring

Daniëlle: ‘Voor deelname aan een Kring betaal je contributie aan het landelijke bestuur en aan het regiobestuur (provincie). Per persoon is dat 17,50 euro per jaar, dus dat is heel weinig. En als we activiteiten gaan doen, betalen we dat vaak zelf. Maar als het nodig is kunnen we ook budget aanvragen bij de Kringen.’

Lees hier het hele interview.

Als je al langer activiteiten voor LHBT-jongeren organiseert, kun je overwegen om een stichting of vereniging te worden. Je kunt dan geld aanvragen voor je activiteiten bij de gemeente, de provincie, een fonds of zorgen voor crowdfunding of sponsoring. Lees bij Beter organiseren hoe je dat doet.

Planning
Wanneer doe je wat?

Je kunt niet vroeg genoeg beginnen met actie. Zeker bij wat grotere activiteiten heb je vaak wel een half jaar nodig vanaf het moment dat je het idee verzint en uitwerkt tot de uiteindelijke uitvoering. Houd er bijvoorbeeld rekening mee dat je vroeg van tevoren een datum voor je activiteit prikt of kaartjes voor de bios reserveert. Begin ook niet te laat met het huren van een locatie en het bekend maken van je activiteit. Bekijk dit document om enig idee te krijgen van een planning.

Checklist: niks vergeten?

Organiseer je een grotere activiteit in bijvoorbeeld een zaaltje of een kroeg? Lees hier Tips voor buiten de deur activiteiten om een idee te krijgen waar je aan moet denken tijdens de voorbereiding van jullie activiteit.

Een draaiboek maken?

Heb je een activiteit met meerdere stappen of zelfs een heel programma en werken er meer dan twee mensen mee? Dan is het aan te raden om te werken via een draaiboek. Een draaiboek is een precieze planning van je evenement, activiteit of draaidag. Het dwingt je om de uitvoering van minuut tot minuut vooraf door te nemen. Maak je draaiboek zo overzichtelijk mogelijk en zorg ervoor dat iedereen begrijpt wat er staat. Check hier als voorbeeld het Draaiboek On the Right Track Day , gemaakt door NJR voor de ‘On the right track-day’ voor LHBT-jongereninitiatieven.

Vergaderen en administratie
Als je werkt via een draaiboek is het handig om dit vooraf te bespreken met de mensen die meewerken aan de activiteit. Maak een agenda met de onderwerpen die je wilt bespreken: draaiboek, catering, geld en promotie, bijvoorbeeld. Stel een datum en een tijdstip vast voor jullie eerste vergadering. Dit kan bijvoorbeeld via www.datumprikker.nl. Bepaal ook de plek waar je vergadert. Je kunt vergaderen op school, in de openbare bibliotheek, in een buurthuis of bij iemand thuis.
Lees hier meer over Vergaderen.

Tijdens de vergadering bespreek je alle werkzaamheden: wie doet wat? Je kunt bovendien samen beslissingen nemen en punten bespreken die nog gedaan moeten worden. Vergaderen kun je leren.

Hou je administratie goed bij
Tijdens de voorbereiding van je activiteit werk je vaak samen met verschillende mensen en het is belangrijk om met iedereen goede afspraken te maken. Zet de afspraken zwart-op-wit – op papier of op de mail – om misverstanden te voorkomen. Het is verstandig om een dossier te maken waarin je alle informatie verzamelt.

Promoot je activiteit
Zodra je de datum hebt vastgelegd en weet wat je gaat doen, kun je beginnen met de promotie. Goede promotie is erg belangrijk voor het slagen van je project. Bedenk van tevoren goed waarom (andere) jongeren naar jouw event willen komen en benoem het voordeel van je activiteit. Wat levert het op?

Zet je activiteit op de landkaart

Meld je activiteit aan op de landkaart en laat iedereen zien wat jij wilt gaan doen!

Social media, WhatsApp en e-mail

Vertel iedereen over jouw activiteit via Facebook, Twitter of andere kanalen. Het is gratis, snel en je bereikt er veel mensen mee. Stuur ook berichten via WhatsApp en mail zoveel mogelijk mensen. Maak ze enthousiast en vertel wat er gaat gebeuren. De allerbeste manier is om mensen persoonlijk te informeren.

Mond-tot-mond reclame

Zorg ervoor dat al je vrijwilligers, vrienden en familie hun eigen netwerk persoonlijk uitnodigen. Dat is typisch mond-tot-mond reclame en werkt het allerbeste.

Flyers en posters

Het voordeel van flyers en posters is dat je een grote groep mensen kunt bereiken. Ga naar plekken waar je doelgroep rondhangt en vertel mensen over jouw activiteit tijdens het flyeren. Het nadeel van flyers zijn de kosten: ontwerpen en drukken kosten geld. Denk er daarom goed over na of gedrukte flyers nodig zijn om jouw doelgroep te bereiken. Maak anders alleen een digitale flyer.

Persbericht

Een persbericht is een vrij kort bericht dat je schrijft aan de media om ze op de hoogte te brengen van belangrijke gebeurtenissen. Een persbericht stuur je naar de kranten, regionale radio- en televisiezenders, huis-aan-huis bladen, websites en online nieuwsbrieven die de doelgroep van je evenement leest of bekijkt. Voordat je een persbericht schrijft, is het erg belangrijk dat je goed weet hoe je dat moet doen. Lees in Alles over een persbericht meer.

Tip

Heb je toevallig een vriend of vriendin die flyers kan vormgeven of een oom die technicus is en een geluidsinstallatie heeft? Kijk goed om je heen en vraag rond naar de talenten en kennis in je netwerk. Dat bespaart geld!

Tip

Zoek contact met LHBT-jongerenorganisaties/activiteiten in jouw regio, zoals Jong & Out, de Kringen of het COC (je vindt ze allemaal op de kaart!) Kunnen zij jouw activiteit opnemen, bijvoorbeeld in een nieuwsbericht of in de agenda op hun website? En kun jij dat andersom ook voor hen doen? Samen sta je sterk!

Check meer tips, do’s en don’t voor het promoten van je activiteit bij Promotie